In deze blog leggen we uit wat het verschil is met scannen versus fotograferen. In de logistieke wereld gaan veel verschillende vormen van documentatie rond. Helaas loopt het bijhouden, bewaren en verwerken hiervan niet altijd volgens plan. De combinatie van al deze factoren maakt van de administratie soms een nachtmerrie. Om dit toch wat aangenamer te maken, heeft Tconsult onder andere Scangaroo ontwikkeld. Met deze app en ondersteunende hardware kunnen direct en overal documenten gescand worden, zodat ze meteen opgenomen kunnen worden in de administratie. Dit heeft veel voordelen, waaronder dat de klant vrijwel direct weer op weg geholpen kan worden. Het kan voor transporteurs ook verleidelijk zijn om genoegen te nemen met een foto-app, dit is echter toch een valkuil die je het beste kan vermijden. Zo te werk gaan kan namelijk ongewenste gevolgen hebben voor de overzichtelijkheid, geleverde kwaliteit en de klantenrelatie.
Valkuilen om te vermijden
Er zijn veel partijen die applicaties hebben ontwikkeld om het scannen met de telefoon mogelijk te maken. Daarnaast is er ook de optie om gebruik te maken van de standaard foto-app die op smart devices te vinden is. Dit lijkt misschien makkelijk, maar toch zijn hier een aantal nadelen aan verbonden. Allereerst is de kwaliteit ten opzichte van een échte scan aanzienlijk minder. Dit komt enerzijds omdat er geen consistentie is in de kopieën bij het gebruiken van een camera-app, elke foto is anders. Daarnaast is de kwaliteit van het device ook een bepalende factor. Simpel gezegd zorgt een ouder device met een oudere camera nu eenmaal voor minder duidelijke foto’s. Dit is wel het laatste wat je wilt als je een pakbon in moeilijk geschreven handschrift op doordrukpapier probeert op te sturen.
Hoewel het misschien simpel klinkt om een foto te maken, kan dit toch wel meer tijd kosten dan men denkt. Er zijn vaak flink wat pogingen nodig om de papieren goed vast te leggen en zelfs dan zijn ze vaak onduidelijk. Wanneer je dan te maken hebt met een hele stapel aan documenten kan dit een hele tijd duren. Met een scanner dien je enkel de papieren in de invoerlade te leggen, op de startknop te drukken en de rest gaat vanzelf.
Sommige apparaten hebben zelfs de functie om dubbelzijdig te scannen en achteraf wordt alles gebundeld tot één PDF, zodat je niet met talloze bestanden hoeft te werken. Om het nóg makkelijker te maken, is het met Scangaroo ook mogelijk om te verplichten het rit- en ordernummer in te vullen bij het versturen van de scans. Zo kan men de documenten eenvoudig vinden in de mailbox en zijn deze ook makkelijk te archiveren.
Kortom, er zitten vele verschillen met scannen versus fotograferen. Het scannen levert consistente en hoge kwaliteit vanwege de kwaliteit van scanner en applicatie.
Loskamp Logistics en Scangaroo
Hoe dit in de praktijk voordelen oplevert, heeft Loskamp Logistics, tevreden klant van Scangaroo en Tconsult, uit eerste hand meegemaakt. Doordat chauffeurs van Loskamp Logistics de hele week onderweg waren, konden belangrijke documenten pas aan het einde van de week opgenomen worden in de administratie. Dit zorgde onder andere voor vertragingen in de betalingen en een opstapeling van werk. Met behulp van Scangaroo is dit allemaal verleden tijd.
“Wij krijgen regelmatig complimenten van de klant over de kwaliteit van de scans,” aldus Freddy Borgkamp, manager van Loskamp Logistics. “Daarnaast ontvangen wij ook een kopie van de scan. En in de app kun je eenvoudig het rit- en ordernummer toevoegen, zodat je dit met gemak kunt terugvinden in de mailbox. Scangaroo ontzorgt ons dusdanig dat wij in het weekend veel tijd besparen met het verwerken van de uitgevoerde transportopdrachten.”
Jij tevreden, klant tevreden
Kortgezegd heeft het gebruiken van een standaard foto-app veel onvoorziene nadelen. Daarnaast biedt Scangaroo veel mogelijkheden die het efficiënter en vaak ook makkelijker maken om fysieke documenten te verwerken. Omdat belangrijke documenten meteen weer op tijd op kantoor zijn, kun je transportopdrachten vrijwel meteen verwerken en factureren. Zelfs als de chauffeur pas net weer in zijn wagen is gestapt. Daarnaast straalt het bedrijf een hogere mate van professionaliteit uit naar de klant, waardoor sterkere samenwerkingsverbanden tot stand komen.
Meer over onze diensten?
Tconsult is gespecialiseerd in het optimaliseren van emballageprocessen en biedt klanten op maat gemaakte oplossingen waarmee bedrijfskosten teruggedrongen kunnen worden. Wil jij meer weten over het scannen versus fotograferen van documenten? Of wil jij meer informatie over deze en andere services? Neem gerust contact met ons op!
Klik hier voor meer informatie
